Яка організаційна структура потрібна бізнесу в період кризи

Багато компаній у сегменті малого та середнього бізнесу недостатньо ефективні з-за неякісної організаційної структури. Цією недугою хворіє більшість компаній, але ця ж проблема під час кризи є і можливістю.

Без ясної і зрозумілої всім співробітникам оргструктури робота компанії по суті ґрунтується на домовленостях всередині команди. Немає чіткого розподілу ролей, співробітники самі між собою спонтанно домовляються про взаємодію. Так як члени команди ділять обов’язки не централізовано по всій компанії, а промовляють сфери відповідальності кожен один з одним індивідуально, «організаційна структура» стає набором маленьких домовленостей між окремими людьми. При цьому часто плутаються завдання і залишаються величезні блоки завдань, за які взагалі ніхто не відповідає. У результаті В компанії часто виникає ефект «гарячої картоплі» — завдання перекидаються з одягла у відділ, так як ні за ким не закріплена відповідальність. Або, навпаки, співробітники топчуться один у одного по головах, прагнучи виконати вигідну завдання.

На спокійному ринку компанії з такою «понятійної структури» можуть працювати роками, але якість їх послуг або продуктів буде поступово погіршуватися з-за зростаючого кількості внутрішніх збоїв. До того ж такий бізнес дуже складно масштабувати — понятійні домовленості погано клонуються.

Такий бізнес дуже складно масштабувати — понятійні домовленості погано клонуються.

У компанії, що представляє з себе набір співробітників з плутаним функціоналом, навіть назви посад зазвичай дуже умовні, так як поєднання функціональних обов’язків багатьох співробітників нагадує калейдоскоп. Працівників, які, наприклад, і бухгалтер, і закупник, а якщо треба — і маркетолог, я називаю “бэтменами”. Тому що вони іноді виконують просто нереальне поєднання завдань. Дуже погана управлінська звичка — будувати бізнес, заснований на “бэтменах”. Залежність від “бетменів” — це патологія.

Проблеми зі структурою — хвороба більшості компаній у сегменті малого та середнього бізнесу. Причина на поверхні: низька культура ведення бізнесу в країні. Але ця ж проблема є і можливістю. Адже більшість конкурентів хворіють цим же недугою. Відповідно, компанія, яка зуміє побудувати ефективну оргструктуру, автоматично стає більш конкурентоспроможною.

Стимул в кризу

Під час кризи вирішення питання з організаційною структурою може стати фундаментом розвитку бізнесу та побудови конкурентної стратегії. У цей період керівник повинен направити головний фокус на збільшення продажів. Тобто при побудові організаційної структури найбільшу увагу потрібно приділити побудові ефективних функціональних блоків, що відповідають за продажі і маркетинг.

Тут діє важливе правило — в організаційній структурі необхідно ізолювати функцію залучення нових клієнтів. Тобто для ефективного залучення нових клієнтів важливо, щоб люди, яким відведена ця роль у оргструктурою, сфокусувалися виключно на залученні нових клієнтів. Неможливо бути олімпійським чемпіоном у п’яти видах спорту одночасно. Для досягнення максимального результату в будь-якій справі необхідно сфокусуватися тільки на цій справі. Тому, якщо вам потрібні чемпіони по залученню нових клієнтів, треба виділити і ізолювати відповідні центри відповідальності. Це відділи, які займаються маркетингом (особливо інтернет-маркетингом) та продажами.

Їм треба сфокусуватися виключно на залученні нових клієнтів, а також, можливо, на повторних продажах існуючим клієнтам. Всі інші функціональні блоки, такі як обробка замовлень, логістика, виробництво, закупівлі, фінанси, ми виділяємо у спеціалізовані відділи.

Всі інші функціональні блоки, такі як обробка замовлень, логістика, виробництво, закупівлі, фінанси, ми виділяємо у спеціалізовані відділи.

Структура — це люди

Організаційна культура — це рецепт в кулінарії. Структура показує, хто нам потрібен, в якій кількості. Але наявність хорошого рецепту не гарантує смачної страви. Ще потрібні інгредієнти. У нашому випадку інгредієнти — це люди. Тому найважливішим завданням реалізації організаційної структури на практиці є знаходження кращих співробітників. Якщо на зростаючому ринку компанія може дозволити працювати з некомпетентними співробітниками, то в кризу такі помилки не прощаються. Керівник повинен бути впевнений в тому, що кожна людина, яка працює в компанії, є оптимальним кандидатом на займану позицію як професійним, так і особистим якостям.

Саме тому дуже важливо, щоб компанія посилено шукала і знаходила таких людей. Ринок праці України набагато краще, ніж вважають багато власників бізнесу. Просто треба посилити функцію пошуку співробітників. Тому в організаційній структурі важливо виділити центр відповідальності за залучення нових співробітників — рекрутера (або декілька), який буде сфокусовано займатися пошуком кращих співробітників. Підкорятися вони можуть менеджеру по персоналу або безпосередньо директору.

Важливо розуміти, що рекрутинг і управління персоналом компанії — це різні зони відповідальності. Якісний пошук співробітників на ринку праці вимагає залучення в процес і скрупульозності. Важливо, щоб людина, яка підбирає персонал, займався тільки цим. У більшості компаній робота для такої людини буде завжди, оскільки є ряд вакансій, які в принципі ніколи не повинні закриватися. Наприклад, хороший менеджер з продажу. Для більшості компаній це співробітники, яких багато не буває. Тому завдання компанії — постійно моніторити ринок праці у пошуках цінних співробітників.

Підступні фінанси

У кризу одна з найбільших проблем бізнесу — регулярне виникнення касових розривів і ризик потрапляння в зону неплатоспроможності. Саме з цієї причини важливо реалізувати в організаційній структурі ефективну функцію управління фінансами. Це означає, що в структурі повинен бути окремий співробітник (центр відповідальності), що відповідає за фінансовий управлінський облік, фінансове планування, управління рухом грошових коштів. Далеко не завжди їм буде бухгалтер. В ідеалі це має бути фінансовий директор, але якщо компанія не може дозволити собі такого співробітника, відмінною альтернативою є позиція фінансового менеджера. На цю вакансію відгукується дуже багато досить розумних кандидатів, здатних ефективно виконувати перераховані завдання.

Якщо ви хочете виграти чемпіонат — знайдіть собі кращих гравців і правильно розставте їх на поле. Розстановка на полі — це і є організаційна структура.

Це ключові аспекти, на які необхідно звернути увагу при побудові ефективної організаційної структури. Важливо також пам’ятати, що організаційна структура — це живий організм, вона постійно змінюється. Тому вкрай важливо її постійно оновлювати і доносити зміни до всіх співробітників компанії. Крім цього, актуальна організаційна структура компанії повинна бути одним з перших документів, з яким знайомляться нові співробітники, що приходять в організацію. Пам’ятайте: якщо ви хочете виграти чемпіонат — знайдіть собі кращих гравців і правильно розставте їх на поле. Розстановка на полі — це і є організаційна структура. Це фундамент успіху. А далі вже йде сама гра. Але це інша історія…

Автор — Кирило Куницький, засновник та ідейний
натхненник компанії «Бізнес-Конструктор» Джерело: www.liga.net