Один з найбільш гострих питань, яке турбує багатьох бізнесменів в області фінансів – це питання банальної нестачі грошей. Легко займатися бізнесом коли гроші є – можна наймати співробітників, закуповувати товар на склад, інвестувати багато в рекламу і маркетинг. Проте, перефразовуючи Вінні-Пуха, «гроші – дуже вже дивний предмет, якщо вони є, то їх немає». Мова йде про регулярно зустрічаються касових розривах – компанія в якийсь період часу може отримати достатньо велику кількість грошових надходжень, проте, не встиг ще керівник компанії натішитися цим фактом, як грошові кошти розсіюються, наче в пісок просочуються! Ладно якби просто закінчувалися, так ще й не вистачає на строкові платежі! Це ми і називаємо касовим розривом – період, коли в компанії зникає можливість платити за поточними зобов’язаннями. Тобто грошові кошти в компанії живуть за законом американських гірок – спочатку піднімаємося вгору, а потім стрімко мчимо вниз. Іноді ще й боляче вдаємося внизу.

При цьому, працюючи з сотнями власників компаній абсолютно різного масштабу, можу сказати, що ця проблема характерна для різних компаній, незалежно від їх масштабу. Просто в одних касовий розрив обчислюється тисячами доларів, а в інших – сотнями тисяч.

Компанії, які існують вже досить довго, зазвичай за свою історію пережили вже десятки касових розривів. Здавалося б, ну подумаєш проблема, десятки пережили, ще не один десяток переживемо! Але проблема все-таки є. І ця проблема полягає в тому, що касовий розрив – це злодюжка. Злодюжка енергії і часу керівника компанії, які він змушений витрачати на вирішення проблеми касового розриву. А ці енергія і час потрібні компанії для розвитку, для генерації стратегії, для мотивації команди. А ще це злодюжка ділової репутації компанії, оскільки в результаті нестачі грошей компанія змушена зривати терміни платежів постачальникам, банкам, орендодавцям, співробітникам. І в підсумку, з кожним новим касовим розривом, підвищується рівень несерйозності щодо контрагентів до компанії. Мовляв, з ними краще не зв’язуватися, вони порушують свої зобов’язання. Ну і нарешті, касові розриви – це злодюжки вашого здоров’я і молодості. Тому що, вирішуючи проблему нестачі грошей, ви нервуєте, недосипаєте по ночах, погано харчуєтеся. І все це, природно, відбивається на здоров’ї. Так, забув, ще й на стосунках у сім’ї це зовсім недобре впливає, адже, коли ваш час краде касовий розрив, ви, у свою чергу, крадете його у своїх близьких!

Коротше, біда…

Але, давайте дивитися на це не як проблему, а як на завдання, що вимагає рішення! І адже рішення є! У світі управління фінансами всі велосипеди вже давно придумано до вас, тому потрібно тільки в них розібратися. Отже, давайте розглянемо, які методи запобігання касових розривів може використовувати керівник або власник компанії.

Для запобігання касових розривів власнику потрібно вирішити 2 завдання:

1. Організувати регулярне прогнозування та планування грошових потоків.
2. Сформувати фінансовий резерв, що дозволяє перекривати типові касові розриви в компанії.

Для прогнозування руху грошових засобів спочатку треба визначити в компанії центри прибутків і центри витрат. Центри доходів — керівники підрозділів, що впливають на доходи компанії, наприклад, керівник відділу продажів. Центри витрат — керівники підрозділів, що впливають на витрачання грошових коштів — відділ закупівель, відділ маркетингу і т. п.

Далі необхідно організувати регулярну подачу центрами доходів прогнозу за грошовими надходженнями, а центрами витрат – прогнозу по виплатах (майбутні оплати постачальникам, виплати заробітної плати, оренди тощо).

На підставі одержаних даних зводиться прогноз руху грошових коштів на найближчі кілька тижнів (мінімум на дві, бажано більше) – це звіт, еквівалентний звіту про рух грошових коштів Statement), що включає прогноз рухів грошових коштів в розрізі трьох ключових груп грошових потоків – операційна діяльність, інвестиційна діяльність та фінансова діяльність, – тільки складений з кроком в один день.

Шаблон такого звіту можна завантажити тут.

Внизу цього прогнозу є стаття «залишки грошових коштів на кінець періоду». Після того, як всі дані про плановані надходження внесені в прогноз, в цій статті ми дивимося на плановані залишки. Завдання – щоб ні в один з днів залишок не ставав негативним. Якщо залишок стає негативним, це означає, що в цей день нам не вистачить грошей на виплати і ми потрапимо в касовий розрив.

У разі, якщо ви визначили, що попереду вас чекає касовий розрив, необхідно перепланувати грошові потоки там чином, щоб його уникнути – наприклад, перенести якісь некритичні закупівлі на більш пізній термін, простимулювати відділ продажів скоріше зібрати дебіторську заборгованість. Найголовніше, що ви не «гасіть пожежу» по настанню касового розриву, а вирішуєте проблему за кілька тижнів до її настання. Це дозволяє вирішити завдання найбільш ефективно і зважено. Адже є час подумати, покомбинировать. А резерви для перепланування зазвичай перебувають.

Ну і другий важливий аспект – створення фінансового резерву. Для того, щоб стабілізувати вашу компанію з точки зору фінансів, вам обов’язково необхідно сформувати фінансовий резерв, еквівалентний мінімум двомісячного розміру ваших постійних витрат (фонд оплати праці, оренда тощо). І цей фонд є абсолютно недоторканним запасом. Подібно золотовалютних запасів країни. Якщо вам доводиться звернутися до резервного фонду – це означає, що у вашій компанії настала криза. Тобто залізти в кишеню резервного фонду – це означає опуститися нижче рівня нуля. Ідеальний сценарій – коли ви до цього фонду ніколи не звертаєтеся. Але при цьому він завжди є. Це фінансова «подушка», яка зробить ваш бізнес набагато більш стійким і стабільним з фінансової точки зору.

Сформувати резервний фонд абсолютно реально протягом одного-двох років, якщо щомісяця відкладати суму, що становить 10% ваших постійних витрат. А це зовсім не складно. Природно, краще відкладати відразу більш значну суму.

В результаті, за досить короткий проміжок часу ви вийдете на рівень фінансової стійкості вашого бізнесу, а в поєднанні з регулярним прогнозуванням руху грошових коштів ви будете передбачати майбутні фінансові проблеми зазделегідь і спокійно знаходити їх рішення. Ну а фінансова «подушка» не дасть вашому кораблю потонути.
Важливо пам’ятати, що це тільки маленький елемент системи управління фінансами в компанії. Управлінський фінансовий облік починається з впровадження в бізнесі трьох ключових фінансових звітів – балансу, звіту про прибутки і збитки (P&L) і звіту про рух грошових коштів (Cashflow). Про те, як скласти та впровадити дані звіти, а також, як приймати на їх основі ефективні управлінські рішення, що ми будемо говорити на практикумі «Побудова управлінського фінансового обліку для власників бізнесу». Приходьте і ми цілий день присвятимо управління фінансами!

Детальніше про практикумі