Що таке бізнес-процес? Як налагодити бізнес-процеси в компанії? Що потрібно зробити керівнику, щоб налаштувати бізнес-процеси? Читайте про це в нашій статті, вибирайте вдалий для вас метод оптимізувати бізнес-процеси, щоб ваша команда працювала злагоджено і ефективно.

Завдання кожного керівника або власника бізнесу правильно організувати взаємодію людей у своїй компанії. Для цього необхідно налагодити організаційну структуру – побудувати піраміду з ролей у компанії та схему підпорядкування. Кожна з цих ролей – це центр відповідальності. Їх розподіляють згідно з напрямами діяльності: маркетинг, продажі, фінанси, логістика, управління персоналом, виробництво і так далі. Нижче в піраміді розподілені співробітники, які працюють у підпорядкуванні конкретного керівника (центру відповідальності).

Немає часу читати? Дивіться, як налаштувати бізнес-процеси у відео-уроці Кирила Куницького – ви зрозумієте, що це не так складно, як здається.

Дивитися

Розподілити ролі і задачі в компанії – ще не всі обов’язки керівника. Співробітникам потрібно ефективно взаємодіяти один з одним. Як у будь-командній грі – ви можете розставити гравців на полі, але, якщо не пояснити їм правила взаємодії, вони не зможуть грати. Для крутий гри потрібно прописати зв’язки, які гравці відпрацюють на практиці.

В організаційній структурі компанії все влаштовано так само. Тільки зв’язки називають бізнес-процесами. Це інструкції, завдяки яким керівник регламентує взаємодія працівників один з одним.
Кроки побудови бізнес-процесу
Бізнес-процес – це, в першу чергу, алгоритм – послідовність дій, які пов’язані між собою. Наприклад, прийом замовлення, за яким слід реєстрація в базі CRM. Це вже маленький бізнес-процес.

Щоб компанія працювала ефективно, потрібно налаштувати кожен бізнес-процес – від самого складного до самого дрібного. Для цього дотримуйтеся плану. Його можна змінювати в залежності від потреб і специфіки роботи компанії.

1. Створіть список процесів всередині компанії та опис до них. Власник або керівник іноді думає, що і так знає всі процеси. Але, щоб розставити пріоритети, необхідна візуалізація – буде легше розташувати все по своїх місцях і нічого не упустити.

2. Розберіться, де чия зона відповідальності. Щоб налаштувати бізнес-процеси потрібно знати, хто чим займається в компанії і скільки часу у працівника іде на виконання завдання. Тільки так можна виставити строки по кожному процесу, зрозуміти, що оптимізувати.

3. Визначте обсяги. Перш ніж приступати до бізнес-процесів, потрібно зрозуміти межі – коли і як починається і закінчується процес. Це допоможе створити детальний план для кожного етапу.

4. Складіть сценарій для процесів. Так співробітники будуть розуміти, де чия зона відповідальності починається і закінчується. Для цього пропишіть, який відділ і який співробітник за що відповідає від старту і до фінішу кожного процесу.

5. Вкажіть часові рамки та бюджет. Перед тим, як налаштувати бізнес-процес, потрібно розуміти, хоча б приблизно, скільки часу та фінансових ресурсів на нього доведеться витратити.

6. Обговоріть бізнес-процес з колегами. Важливо врахувати точку зору компетентних співробітників щодо того чи іншого процесу в компанії. Часто власник випускає з уваги деякі тонкощі, про яких знає людина, що працює безпосередньо над цієї завданням.

7. Продумайте методи і критерії контролю і оцінки. Це допоможе зрозуміти, наскільки ви просунулися в задачі, на скільки ефективні інструменти, і справляються виконавці з роботою.

8. Протестуйте процес. Перша модель покаже, чи добре все спрацювало. Після тестового запуску ви зрозумієте, як налаштувати бізнес-процес, щоб працювати краще.
Моделювання бізнес-процесу
Говорячи простою мовою, моделювання бізнес-процесу – це графічна промальовування схеми, за якою повинна працювати команда. Модель бізнес-процесу – це малюнок. Його можна намалювати в блокноті, на дошці, створити таблицю, а можна за допомогою спеціальних комп’ютерних програм.

В залежності від потреб компанії, використовують різні типи моделей:

Функціональна – використовують для опису цілей компанії і завдань для їх досягнення. Завдання, або необхідні дії, розподіляються по ієрархії і формують «дерева». Так кожен керівник бачить, які цілі і завдання перед ним поставлено.

Організаційна – описує взаємодію відділів компанії, посад в кожному відділі і їх компетенції, територіальне розташування кожного відділу.

Інформаційна – це опис інформаційних даних, які потрібні, щоб налаштувати бізнес-процес.

Модель управління – це опис бізнес-процесів тільки управлінського рівня.

Модель робочих потоків – детальний опис завдань у бізнес-процесі.

BPMN – самий зручний інструмент, щоб налаштувати бізнес-процеси
Щоб налаштувати бізнес-процес використовують нотації (методи) моделювання – це графічні підходи до побудови моделей. Є багато видів нотацій: Business Process Model and Notation (BPMN), Integrated Definition for Function Modeling (IDEF), Unified Modeling Language (UML), Extended Event Driven Process Chain (eEPC), Role Activity Diagram та інші. Щоб налаштувати бізнес-процеси ми в «Бізнес-Конструктор» використовуємо BPMN.

Нотації BPMN гнучка і наочна, її просто зрозуміти і впровадити. BPMN детально описує весь бізнес-процес крок за кроком. Ця нотація – симбіоз потрібних елементів з інших нотацій. Функціонал BPMN і візуальні елементи інтуїтивно зрозумілі і прості і можна налаштувати бізнес-процеси нижнього рівня.

Нотації бізнес-процесів – це набір графічних елементів. В BPMN елементи описують будь-які процеси в компанії. Крім того, тільки у BPMN є поділ на початок, кінець і проміжний етап виконання завдання. Ви побачите, з якого події процес розпочався і закінчився.

Плюс BPMN – крім стандартних графічних елементів нотації можна додавати свої, щоб адаптувати її під потреби бізнесу. Основні елементи нотації: пул (виконавець, який відповідає за виконання завдання або за подія), операція, процес, підпроцес, подія, розгалуження (якщо можуть бути різні варіанти розвитку процесу), потоки (операцій, повідомлень, робочий потік), об’єкт даних (наприклад, документ), асоціації (для зв’язку об’єктів).

В BPMN потоки поділяються на категорії. Наприклад, потік, який відноситься до документообігу, збору інформації і так далі. В інших нотаціях такі розподілу не передбачені. Ці розподіли спрощують читання моделі.

Ще одна перевага BPMN – можливість аналізувати взаємодії між виконавцями різних ділянок робіт – з цим найчастіше і виникають проблеми на практиці. Для такого аналізу є елемент «доріжка» – показує функції працівника в конкретній задачі і взаємодію з іншими виконавцями.

BPMN передбачає різні варіанти і правила побудови бізнес-процесу. Це зручно, але перш ніж приступати до моделювання,вирішите, які правила будете використовувати, щоб не порушувати порядок.

Щоб налаштувати бізнес-процес за допомогою BPMN, використовують різні платформи. ЗА для цієї нотації постійно вдосконалюється розробниками для більшої простоти.

Щоб організувати взаємодію в компанії, необхідно впорядкувати бізнес-процеси. Особливо, якщо у вас велика компанія. Зручне і просте рішення – графічне опис бізнес-процесів.

По-перше, ми простіше сприймаємо і запам’ятовуємо схеми ніж текст. Події та завдання легко зв’язувати між собою, при цьому не втрачається цілісність процесу. Видно, коли і як процес розпочався і завершився. Якщо стався збій – видно, на якому етапі, і чия це зона відповідальності. Модель можна описувати детально, при цьому легкість сприйняття не втрачається. Можна продумати різні шляхи розвитку процесу. Щоб налаштувати бізнес-процеси, існує багато програм, які спрощують моделювання.

З недоліків підходу – тільки необхідність передпідготовки. Перед тим, як приступити до моделювання, розберіться, як налаштувати бізнес-процес за допомогою нотації.